Google Drive 15 GB 公司共用爆滿實錄：清理 32.6 GB 後學到的治理規則與節流方案

清理腳本執行結果

• 符合條件：5,868 個檔案（32.6 GB），建立於 2026-06-20 之前
• 成功刪除：4,129 個檔案
• 刪除失敗：1,739 個檔案
• 紀錄檔：google_backup\reports\deleted_20260626_110931.json

失敗檔案的主要問題

• 1,739 筆失敗幾乎都是 403 insufficientFilePermissions
• 代表帳號「看得見」但「沒有刪除權限」的檔案，例如：
  • 共用檔案
  • 共用雲端硬碟（Shared Drive）項目
  • 其他使用者擁有的檔案
• 腳本已正常結束（exit code 0），並寫入完整稽核紀錄，可針對失敗項目逐一追蹤

公司共享 Drive 的 15 GB 困境

• 15 GB 是免費/消費者方案，多人共用的情況下很快就會滿，特別是影片、圖片、大型 PDF
• 這次清理釋出約 23 GB，但若不改變使用習慣，空間會再度填滿
• 結論：先設計好使用守則與節流機制，再評估是否升級 Google Workspace

高效共用 15 GB 的實務方案

立即處理

• 把失敗清單交給各部門主管，請檔案擁有者自行刪除或移出
• 在 Slack/Teams 或郵件中通知相關同事；共用雲端硬碟項目則請該 Drive 的管理員處理
• 立即清空 Google Drive 垃圾桶，刪除後的檔案仍會佔用空間 30 天

治理規則

• 使用「共用雲端硬碟」（Shared Drives），不要用「我的雲端硬碟」分享：
  • 檔案歸屬於團隊，而非個人
  • 人員離職時檔案不會遺失
  • 設定 Shared Drive 管理員以執行清理
• 建立保留政策：
  • 例如 _Temp 或 _Uploads 超過 90 天自動刪除
  • 完成專案每年封存到冷儲存（NAS、外接硬碟、物件儲存）
• 大型媒體禁止永久存放在 Drive：
  • 影片、RAW 照片、音檔、設計素材 → 公司 NAS、外接硬碟、Backblaze B2 / AWS S3 / Wasabi
  • 影片可改放 YouTube（不公開），圖片可放 Google Photos（若數量小）
  • Drive 只保留壓縮檔或預覽版本
• 避免把郵件附件存到 Drive，改用連結分享，減少重複檔案

日常習慣

• 統一命名與資料夾結構：
  • 資料夾格式：YYYY-MM-DD_專案名稱
  • 檔名格式：YYYY-MM-DD_用途_版本_作者.副檔名
  • 禁止「副本」、「final_final」、重複上傳
  • 每份文件保留一個正式版本
• 限制大檔版本歷史：
  • Google 文件/試算表版本不佔太多空間
  • Office/PDF 上傳檔重複上傳會佔空間，應使用「管理版本」功能
• 上傳前壓縮：
  • 定稿文件用 PDF 取代 Word/PowerPoint
  • 圖片、影片先壓縮再上傳

監控機制

• 每月執行清理腳本：
  • 例如刪除 _Temp、_Archive 中超過 12 個月的檔案
  • 執行前務必先做乾跑（dry run）：python delete_old_drive_files.py
• 建立儲存報告：
  • 使用 report_storage.py 查看誰/什麼檔案佔用空間
  • 每月檢視，通知用量最高的使用者

公司 Google Drive 使用守則核心

基本原則

• Drive 不是檔案倉庫，15 GB 要留給真正需要協作的文件
• 大檔案不准放 Drive：
  • 影片、RAW 照片、音檔、PSD/AI 設計稿、安裝檔 → 公司 NAS 或外接硬碟
  • Drive 只放文件、壓縮後的圖片/PDF、小於 10 MB 的參考檔

建議資料夾結構

• 01_行政管理
• 02_進行中專案
• 03_共用範本
• 04_已完成專案
• 99_暫存區（30 天清理）
• _封存區

容量配額建議

• 個人工作區 ≤ 1 GB
• 暫存區 ≤ 2 GB
• 每個進行中專案 ≤ 1 GB
• 單一影音檔 ≤ 50 MB（原則不上傳）

每月清理流程

• 用 report_storage.py 查看使用量
• 用 delete_old_drive_files.py 刪除過期檔案
• 清空 Google Drive 垃圾桶
• 通知超額使用者整理

Google Drive 能否強制執行這些規則？

可直接透過 Google Workspace 管理控制台設定

以下功能需要 Google Workspace 付費版，免費消費者帳號無法使用。

• 禁止公開分享 / 限制對外分享：管理控制台 → 雲端硬碟 → 分享設定
• 設定全公司儲存空間告警：管理控制台 → 報表 → 儲存空間
• Shared Drives 權限控管：Shared Drive → 管理成員
• 自動保留 / 刪除政策：Google Vault 或 Workspace 保留規則

無法強制執行，需靠流程與腳本

• 固定資料夾結構：Google Drive 不限制使用者能在哪裡建立檔案
• 檔案命名規則：沒有命名驗證功能
• 禁止上傳大檔案：無法限制單檔大小或檔案類型
• 單一資料夾容量上限：只能看總使用量，不能限制個別資料夾
• 自動清空暫存區：需要 Apps Script 或 Python 腳本

最實際的下一步

• 繼續用現有腳本每月清理：report_storage.py + delete_old_drive_files.py
• 加入 Google Apps Script 監控腳本，自動寄信提醒：
  • 超過 50 MB 的檔案
  • 99_暫存區 超過 30 天的檔案
  • 命名明顯違規的檔案（例如「副本」、「final_final」）
• 進行教育訓練：讓同事知道什麼該放 Drive、什麼該放 NAS
• 若以上措施落實後仍不足，再評估升級 Google Workspace：
  • Business Starter：每位使用者 30 GB
  • Business Standard：每位使用者 2 TB，並提供共用雲端硬碟報表

結論

15 GB 對於多人共用、又存放媒體檔的公司 Drive 來說並不現實。這次清理已釋出大量空間，但要避免再次爆滿，必須：

• 把大型媒體移出 Drive
• 建立並執行保留規則
• 用腳本監控與自動提醒
• 落實命名與資料夾規範
• 最後再評估升級 Workspace 方案